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E-Mail-Marketing: Die Technik: Versand und Adressenmanagement

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Thema E-Mail Marketing

Die Technik: Versand und Adressenmanagement

Der Newsletter ist konzeptioniert, die Themen stehen, die Gestaltung ebenso. Nun geht es an den Versand. Hierfür gibt es grundsätzlich zwei Möglichkeiten. Die dazu nötige Software wird von Ihnen gekauft oder gemietet. Ein Selbstbau à la Outlook ist für einen professionellen Einsatz kaum geeignet. Wenn Sie sich für einen Kauf entscheiden, installieren Sie die Software auf Ihrem Rechner und können diese im Rahmen der Lizenzvereinbarung nutzen. Die Vorteile: Alle Daten bleiben in Ihrer Firma und Sie haben einen schnellen und ständigen Zugriff. Außer dem eigentlichen Erwerb der Software fallen neben den Versandkosten keine weiteren Kosten mehr an. Die reinen Mailkosten sind gering. Dafür müssten Sie oder ein Mitarbeiter aber die Software einwandfrei bedienen können und die Zeit für die entsprechenden Arbeiten reservieren. Bei einer gemieteten Software hingegen ist der persönliche Einsatz bei weitem geringer. Ein so genannter ASP-Dienst (Application Service Providing, Software on Demand, Cloud Computing) übernimmt den größten Teil der Arbeit. Weitere Vorteile: Die Installation vor Ort sowie die notwendige Wartung entfällt. Die Zustellrate ist höher als bei einer gekauften Software, da die Spamfilter-Überwindung immer auf dem neuesten Stand ist. Außerdem ist der Service sofort einsatzbereit. Gerade kleinere Unternehmen mit geringen Versandmengen bevorzugen häufig ASP-Lösungen.
E-Mail-Newsletter: Achtung Abmahnung
Wenn die Technik steht, entweder als Lizenzsoftware gekauft oder als ASP gemietet, fehlt nur noch eines: die Adressen. Es gibt verschiedene Wege, an diese zu gelangen. Am einfachsten ist es, wenn Sie Newsletter-Abonnenten über ein Anmelde-Formular auf der eigenen Website gewinnen. Aber auch durch andere Marketing-Maßnahme, zum Beispiel Anzeigen, können Sie Interessenten auf Ihren Newsletter aufmerksam machen. Das ist dann eine crossmediale Vermarktung. Diese Verfahren sind sicher aber auch relativ aufwändig. Mit einem Schlag an E-Mail-Adressen kommen Sie durch den Erwerb von entsprechenden zielgruppenspezifischen Datenbanken. Doch Vorsicht: Im Adressbroker-Markt tummeln sich Anbieter, deren Material minderwertig ist. Seriöse Adress-Vermittler achten streng auf die gesetzlichen Vorgaben und die Qualität der E-Mail-Adressen.

Die Technik funktioniert, Adressen sind vorhanden: Nun stellt sich die Frage, wie häufig Ihre Newsletter verschickt werden soll. Hier gilt es einen Mittelweg zu finden zwischen zu häufig und zu selten. Dabei ist allerdings auch die Branche und der Newswert zu beachten. Als Obergrenze wird oft ein Mindestabstand von 72 Stunden definiert, als Untergrenze drei Monate. Grobe Faustregel für die Versand-Frequenz ist ein bis zweimal im Monat. Besondere Anlässe können aber auch Sonderinformationen begründen. Beachtenswert ist auch der Versandtag. Laut entsprechenden Studien sind Dienstag, Donnerstag und Freitag am besten dazu geeignet.

Mit dem Versand des Newsletter ist die Arbeit nicht beendet. Jetzt kommt es darauf an, die Ergebnisse auszuwerten, also ein zuverlässiges Controlling einzusetzen. Dazu gehört das regelmäßige Überprüfen der Zielvorgaben gemäß Konzeption, zum Beispiel Absatzsteigerung, Imageverbesserung, Neukundengewinnung und so weiter. Wichtig ist auch die Öffnungs-, Klick- und Konversionsraten zu beobachten, um Rückschlüsse auf Optimierungsmöglichkeiten ziehen zu können.

Richard Lamers, M.A.

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