Pressearbeit für kleine Unternehmen.
PR-Daten-VerteilerDaten – Daten – Daten: Der Verteiler
Gute PR-Arbeit besteht aus viel Basisarbeit. Bevor Sie Ihren großen Auftritt im Fernsehen oder eine mehrseitige Berichterstattung in einer auflagenstarken Zeitschrift haben, müssen Sie Grundlagen schaffen. Dazu gehört, dass Sie Ihre Journalisten kennen. Das Verzeichnis der für Sie relevanten Journalisten nennt sich Verteiler. Welche Journalisten in diese Datenbank aufgenommen werden, ist direktes Ergebnis Ihrer konzeptioneller Überlegungen (Teil 1 der Serie „ Ihre Freunde – die Journalisten“). Je nach Zielrichtung können das zum Beispiel Journalisten bei den lokalen Medien sein (Tageszeitung, Anzeigenblatt, regionales Fernsehen, lokaler Hörfunk, Internet-Stadtportale), Wirtschaftjournalisten, Technikjournalisten, Gesundheitsjournalisten und so weiter.
Wenn Sie wissen, welche Journalisten, und damit welche Leser/Hörer/Zuschauer Sie erreichen wollen, geht es ans Adressen sammeln. Hier gibt es verschiedene Weg. Sie können einfach zum nächsten gut sortierten Kiosk gehen, die aus Ihrer Sicht relevanten Medien kaufen, das Impressum aufschlagen, das passende Ressort suchen und die entsprechende Person in den Verteiler aufnehmen. Vorteil dieses Verfahrens ist, dass diese relativ kostengünstig ist. Außerdem bekommen Sie einen Eindruck von dem Medium und stellen schnell fest, welche Themen und welcher Stil dort bevorzugt wird. Entsprechend richten Sie Ihre Pressemitteilung aus. Empfehlung: Ein Medienarchiv anlegen mit allen wichtigen Publikationen. Diese können Sie zum Beispiel auch für die Themenfindung nutzen (Teil 4 Themenfindung: Über den Tellerrand hinaus). Wenn das Impressum keinen Ansprechpartner hergibt, beim Verlag anrufen und nachfragen, wer für den für Sie relevanten Bereich zuständig ist. Nachteil dieses Verfahrens: Wenn es sich nicht gerade um einen lokalen Verteiler mit nur wenigen Medien handelt, ist der Gefahr groß, dass wesentliche Medien fehlen. Das gilt besonders für Fachzeitschriften. Vielleicht ist gerade auch zum Zeitpunkt Ihrer Einkaufstour eine wichtige Zeitschrift ausverkauft. Diese fehlt dann in Ihrem Verteiler. Dieses Verfahren ist auch relativ zeitaufwändig.
Alternativ dazu kaufen Sie einen Verteiler. Die auf Medien spezialisierten Adressanbieter, wie Stamm oder Zimpel - aber auch CEBUS - bieten ihre Daten in Buchform oder digital an. Bei der Buchform bzw. der Loseblattsammlung müssen Sie bedenken, dass jemand die Daten selektieren und per Hand eingeben muss. Alternativ können Sie auch die Selektion bei einem Anbieter vornehmen und sich das Ergebnis per Mail zukommen lassen. Das hat natürlich seinen Preis.
Gleich welchen Weg Sie wählen. Der Verteiler sollte leicht handhabbar und übersichtlich sein. Sie können als Software für die Datenbank Excel, Access, Filemaker oder ein anders Programm nutzen. Vorab definieren Sie diese Felder:
Medium Ansprechpartner Verlag Telefon Verlag Telefon Ansprechpartner Fax Adresse Medienart (Zeitung, Publikumszeitschrift, Fachzeitschrift, Privatfernsehen etc.) Auflage/Reichweite Andere Daten Kontakt Bearbeitet von Bearbeitet am
Die letzten Felder sind besonders wichtig. Beim Kontakt tragen Sie beispielsweise ein, welche Pressemitteilung Ihr Ansprechpartner wann bekommen hat, ob und wann Telefonate erfolgten, über was geredet wurde usw. Ein Verteiler lebt. Das heißt, bei einem Kontakt, einer Adressänderung, einem Wechsel in der Redaktion, muss das im Verteiler abgebildet werden. Um diese Änderungen nachvollziehen zu können, muss derjenige, der dies vollzogen hat, eintragen, wann der Eintrag erfolgt ist und von wem.
Verteileraufbau und –pflege macht also Arbeit, lohnt sich aber, um Journalistenkontakte erfolgreich zu nutzen. Alternativ dazu kann man aber auch Dienstleister beauftragen, Recherche und Versand komplett zu übernehmen. Mehr dazu in Teil 5 „Infos per E-Mail“.
Richard Lamers, M.A.
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