Pressearbeit für kleine Unternehmen.
PR-Extra: der Firmennewsletter
Erfolgreiche PR-Arbeit besteht aus Konzeption, Redaktion, Organisation und Kontakt. Das können Sie selbst erledigen, ein Mitarbeiter oder eine PR-Agentur. Eine Besonderheit unter den PR-Werkzeugen ist der PR-Firmennewsletter. Ein PR-Firmennewsletter ist mehr als der regelmäßiger E-Mail Versand von angehängten Pressemitteilungen. Es handelt sich vielmehr um ein gestaltetes Online-Magazin, das über Ihr Unternehmen, aktuelle Trends der Branche und Wissenswertes rund um die Produkt- bzw. Dienstleistungspalette bietet. Ein PR-Firmennewsletter macht natürlich mehr Arbeit als die einfache Presseinformation, liefert aber den Journalisten deutlich mehr Nutzwert. Da Sie nicht nur Eigen-PR betreiben, sondern auch Branchennachrichten in Ihren Newsletter aufnehmen, lernen Journalisten Sie als seriösen Informanten kennen. Ein Plus, das besonders in Krisensituationen hilfreich sein kann.
Wer einen professionellen PR-Firmennewsletter für die Presse erstellen ist, muss drei Hürden umschiffen: die rechtliche, die technische und die inhaltliche. Juristisch gesehen, ist es wichtig, ähnlich wie bei einer Homepage, ein komplettes Impressum anzugeben. Auch sollte bei jedem PR-Firmennewsletter eine einfache und schnell zu findende Möglichkeit zur Abbestellung bestehen. In jedem Fall muss eine Erlaubnis des Empfängers vorliegen, dass Sie ihm einen Newsletter zumailen dürfen.
Die technischen Aspekte verlangen einige Überlegungen. Sie können natürlich via Outlook oder einem anderen E-Mail-Programm versenden. Doch wahrscheinlich werden Sie schnell an die Grenzen dieser Office-Programmen stoßen. Gerade die exakte Auswertung, zum Beispiel welche Texte besonders häufig gelesen wurden, ist mit diesen Programmen nicht möglich. Auch gestalterisch sind die Alternativen bei einfachen E-Mail-Programmen gering. Um ein angemessenes Layout und ein sinnvolles Adressmanagement zu erhalten, lohnt es sich ein entsprechendes Programm zu erwerben. Alternativ können aber auch Programme und ein damit verbundenes Adressmanagement externer Anbieter genutzt werden. Das ist häufig günstiger und nach einer kurzen Einarbeitungszeit auch sehr einfach zu bedienen.
Eine besondere Herausforderung ist die textliche Gestaltung. Das beginnt schon beim Betreff. Dieses sollte zum Lesen des Newsletters anregen ohne zu reißerisch zu sein. In diesem Zusammenhang sollte man auch darauf achten, dass keine Spam-verdächtigen Wörter in der Betreff-Zeile vorkommen. Die Regeln für die Formulierungen in Newslettern sind ähnlich wie die beim Verfassen von Presseinformationen. Erreicht werden soll ein sachlicher, aber niemals langweiliger Stil. Das bedeutet auch, dass Wichtiges am Anfang steht, Sätze nicht zu lang sind, Füllwerte vermieden werden und Substantive durch Verben ersetzt werden. Auf diese Weise wird die Sprache lebendiger. Wenn Sie statt einem reinen Text-Newsletter, der allerdings auch schon Gestaltungselemente besitzt, einen HTML-Newsletter verschicken können Sie auch Bilder und Grafiken einbinden. Doch Vorsicht: Bilder werden schnell vom Empfänger-Programm unterdrückt.
Richard Lamers, M.A.
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